Διοργάνωση Πανελλήνιων Συναντήσεων Φορέων Πρόληψης της Εξάρτησης

Το πλαίσιο υλοποίησης των Πανελλήνιων Συναντήσεων προβλέπει τα ακόλουθα:

Επιλογή διοργανωτή φορέα

Μετά την κατάθεση των αιτήσεων και προτάσεων των φορέων για ανάληψη της διοργάνωσης της επόμενης Πανελλήνιας Συνάντησης, κατά τη διάρκεια της ολομέλειας κάθε Πανελλήνιας Συνάντησης, στην αμέσως επόμενη ολομέλεια γίνεται η τελική επιλογή του διοργανωτή φορέα. Σύμφωνα με το πλαίσιο λειτουργίας του Δικτύου, η ολομέλεια έχει την τελική ευθύνη επιλογής του διοργανωτή φορέα λαμβάνοντας υπόψη  την ενεργό συμμετοχή του στη ζωή του Δικτύου, τη συμμετοχή του σε προηγούμενες Πανελλήνιες Συναντήσεις, την εμπειρία και τις δυνατότητες για ανταπόκριση στις ευθύνες που περιγράφονται παρακάτω καθώς και άλλα κριτήρια επιλογής που θεωρεί σημαντικά για τη δεδομένη χρονική στιγμή.

Απαραίτητη προϋπόθεση για την κατάθεση αίτησης – πρότασης για την ανάληψη Πανελλήνιας Συνάντησης αποτελεί να έχει προηγηθεί η σχετική απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του υποψήφιου φορέα.

Γενικό πλαίσιο υλοποίησης της Συνάντησης

Οι Πανελλήνιες Συναντήσεις πραγματοποιούνται κατά προτίμηση τους μήνες  Οκτώβριο, Νοέμβριο ή Ιούνιο και η χρονική διάρκειά τους είναι 4 ημέρες (Τετάρτη – Σάββατο ή Πέμπτη – Κυριακή).

Η Συντονιστική Επιτροπή καθορίζει, από κοινού με τον φορέα που αναλαμβάνει τη διοργάνωση της Πανελλήνιας Συνάντησης, την ακριβή ημερομηνία και χρονική διάρκειά της.

Ο επαρκής χρόνος που απαιτείται για τη διοργάνωση της Συνάντησης είναι τουλάχιστον ένα έτος.

Αρμοδιότητες

Ολομέλεια

Η ολομέλεια αποτελεί το πλαίσιο όπου οι φορείς-μέλη του Δικτύου θα εκφράσουν τις ανάγκες και προσδοκίες τους από την Πανελλήνια Συνάντηση. Έχει ευθύνη μαζί με την Συντονιστική Επιτροπή να διαφυλάξει το χαρακτήρα των Πανελλήνιων Συναντήσεων ως ένα πλαίσιο συνάντησης, ανταλλαγής και αλληλοστήριξης του ανθρώπινου δυναμικού της πρόληψης και διαμόρφωσης προτάσεων χρήσιμων για την εξέλιξη της δουλειάς μας στην πρόληψη. Η ολομέλεια έχει την ευθύνη να συμβάλλει και να εμπλουτίσει την πρόταση της Συντονιστικής Επιτροπής σχετικά με τη δομή, τη θεματολογία, το περιεχόμενο, τη διάρθρωση και το πρόγραμμα της Πανελλήνιας Συνάντησης. Επεξεργάζεται τα κριτήρια επιλογής των μελών της Επιστημονικής Επιτροπής και προτείνει συγκεκριμένα πρόσωπα για μέλη της Επιστημονικής Επιτροπής αλλά και για προσκεκλημένους ομιλητές. Η ολομέλεια ενημερώνεται για την πορεία της διοργάνωσης, συμβάλλει με προτάσεις στη τελική διαμόρφωση του προγράμματος. Εκπρόσωποι, εργαζόμενοι και συνεργάτες των μελών –φορέων που έχουν διατελέσει Μέλη της Συντονιστικής Επιτροπής ή έχουν την εμπειρία διοργάνωσης Πανελλήνιας Συνάντησης ή έχουν μία συνεπή-συνεχή παρουσία στη ζωή του Δικτύου αξιοποιούνται ως μέλη της Επιστημονικής Επιτροπής καθώς και ως ομιλητές ή συντονιστές σε διεργασίες της Πανελλήνιας Συνάντησης.

Συντονιστική Επιτροπή

H Συντονιστική Επιτροπή έχει τη συνολική εποπτεία της διοργάνωσης ώστε να διαπνέεται από τις αρχές και αξίες του Δικτύου, έχει την ευθύνη τήρησης όλων των διαδικασιών που προβλέπονται στο πλαίσιο σχετικά με τη διοργάνωση των Πανελλήνιων Συναντήσεων.

Λαμβάνοντας υπόψη τις ανάγκες – προτάσεις των μελών του Δικτύου, τις διαπιστώσεις από την αξιολόγηση της προηγούμενης Πανελλήνιας Συνάντησης, τις προτάσεις του διοργανωτή φορέα και της Επιστημονικής Επιτροπής και την φάση εξέλιξης του Δικτύου έχει την τελική ευθύνη διαμόρφωσης της δομής, της θεματολογίας, του περιεχομένου, της διάρθρωσης και του προγράμματος της Πανελλήνιας Συνάντησης.

Η Συντονιστική Επιτροπή έχει την τελική ευθύνη συγκρότησης της επιστημονικής επιτροπής. Αποστέλλει σε συνεργασία με τη Γραμματεία του Δικτύου προσκλήσεις συμμετοχής προς τα προτεινόμενα μέλη της επιστημονικής επιτροπής. Αναλαμβάνει το συντονισμό των συναντήσεων της Επιστημονικής Επιτροπής (οργάνωση και περιεχόμενο) και την υλοποίηση των αποφάσεων της. Λειτουργεί ως συνδετικός κρίκος ανάμεσα στην ολομέλεια και την επιστημονική επιτροπή. Θέτει υπόψη της Επιστημονικής Επιτροπής τους κεντρικούς άξονες και πλαίσιο της Πανελλήνιας Συνάντησης όπως διαμορφώθηκε μετά την ολομέλεια και διευκολύνει στην περαιτέρω επεξεργασία και διαμόρφωση προτάσεων. Η επιστημονική επιτροπή συνεδριάζει τουλάχιστον δύο φορές και μετά από κάθε συνάντηση καταγράφονται και αποστέλλονται τα πρακτικά της συνάντησης στα μέλη της Επιστημονικής Επιτροπής.

Η συντονιστική επιτροπή έχει την ευθύνη αποστολής προσκλήσεων και επαφών με τους προσκεκλημένους ομιλητές και την τιμητική επιτροπή, εφόσον υπάρχει, καθώς και αποστολής απαντήσεων σε όσους κατέθεσαν πρόταση για την έγκριση ή μη των εργασιών τους.

Η συντονιστική επιτροπή έχει την ευθύνη σε συνεργασία με το διοργανωτή φορέα διαμόρφωσης και αποστολής της 1ης και 2ης Ανακοίνωσης της Πανελλήνιας Συνάντησης. Σε συνεργασία με τη Γραμματεία του Δικτύου καταρτίζει λίστα με φορείς που πρέπει να λάβουν την ενημέρωση για τη Συνάντηση.

Η συντονιστική επιτροπή τέλος, έχει την ευθύνη σε συνεργασία με το διοργανωτή φορέα για το περιεχόμενο του έντυπου υλικού που θα εκδοθεί στο πλαίσιο διοργάνωσης και προβολής της Συνάντησης.

Η Συντονιστική Επιτροπή ανάλογα με τις ανάγκες της εκάστοτε διοργάνωσης σύσσωμη ή εκπροσωπούμενη από μέλη της μπορεί να παραβρεθεί σε συναντήσεις της Οργανωτικής Επιτροπής ή να επισκεφθεί το διοργανωτή φορέα για καλύτερο συντονισμό και υποστήριξη σε οργανωτικά θέματα.

Η συντονιστική Επιτροπή έχει την ευθύνη να προσκαλέσει το διοργανωτή φορέα στις συναντήσεις της Συντονιστικής Επιτροπής που συζητούνται θέματα που αφορούν τη διοργάνωση.

Διοργανωτής φορέας

Ο φορέας που επιθυμεί να αναλάβει τη διοργάνωση της Πανελλήνιας Συνάντησης είναι σημαντικό να έχει διασφαλίσει κάποιες βασικές προϋποθέσεις και συνθήκες που εγγυώνται επαρκώς την ομαλή διεξαγωγή της διοργάνωσης.

Ειδικότερα να υπάρχει ικανός αριθμός ανθρώπινου δυναμικού (επαγγελματίες της πρόληψης ή άλλοι συνεργάτες αμοιβόμενοι ή μη  και εθελοντές) που θα επιμεριστούν ευθύνες της διοργάνωσης. Είναι αναγκαίο να ενταχθεί η διοργάνωση, όπως και υπόλοιπες δράσεις στον προγραμματισμό του Κέντρου με την υποστήριξη της επιστημονικής ομάδας και του Διοικητικού Συμβουλίου. Επίσης να υπάρχει ικανοποιητική στήριξη από φορείς της τοπικής κοινότητας που θα καλύψουν ανάγκες της διοργάνωσης είτε  με οικονομικούς πόρους είτε με υλικοτεχνική υποδομή και υπηρεσίες.

Είναι ιδιαίτερα σημαντικό να υπάρχουν οι απαιτούμενοι διαθέσιμοι χώροι για τη φιλοξενία των εργασιών της Συνάντησης. Οι απαιτήσεις ως προς τους χώρους είναι: μία αίθουσα μεγάλης χωρητικότητας για την φιλοξενία της επίσημης έναρξης των εργασιών, μία μεγάλη αίθουσα χωρητικότητας 150-200 ατόμων για τις ολομέλειες της Συνάντησης και 4-5 αίθουσες χωρητικότητας 25-30 ατόμων για τις παράλληλες εργασίες (προφορικές ανακοινώσεις, βιωματικά εργαστήρια κ.ά.).

Ο διοργανωτής φορέας έχει την ευθύνη συγκρότησης της Οργανωτικής Επιτροπής στην οποία επιδιώκεται να συμμετέχουν και εκπρόσωποι γειτονικών φορέων πρόληψης που ανήκουν στην ίδια γεωγραφική περιφέρεια. Η Οργανωτική Επιτροπή για την Πανελλήνια Συνάντηση συναντιέται σε τακτά χρονικά διαστήματα. Ανάλογα με τις ανάγκες της διοργάνωσης εκτιμάται η ανάγκη συμμετοχής στις συναντήσεις αυτές και εκπροσώπων της Συντονιστικής Επιτροπής.

Επίσης έχει την ευθύνη σε συνεργασία με τη Συντονιστική Επιτροπή διαμόρφωσης του οικονομικού προϋπολογισμού, της οικονομικής διαχείρισης καθώς και την απόδοση του οικονομικού απολογισμού ο οποίος κατατίθεται στη Συντονιστική Επιτροπή και εγκρίνεται από την πρώτη μετά την Πανελλήνια Συνάντηση Ολομέλεια του Δικτύου.

Ο διοργανωτής φορέας καθορίζει σε συνεννόηση με την Συντονιστική Επιτροπή το ποσό της οικονομικής συμμετοχής των συμμετεχόντων στις εργασίες της Συνάντησης.

Ο διοργανωτής φορέας σε συνεργασία με τη Συντονιστική Επιτροπή αποστέλλουν αίτημα οικονομικής επιχορήγησης της Συνάντησης στον ΟΚΑΝΑ και πραγματοποιούν συνάντηση με τον Πρόεδρο του ΟΚΑΝΑ.

Ως προς το περιεχόμενο και τη θεματολογία της Συνάντησης πέραν όσων προαναφέρθηκαν ο διοργανωτής φορέας μπορεί να προτείνει δράσεις στην τοπική κοινότητα που εκτιμά ότι είναι ανάγκη να ενταχθούν στο πλαίσιο της Συνάντησης.

Ο διοργανωτής φορές έχει την ευθύνη για την έκδοση των εντύπων και του ηλεκτρονικού οπτικοακουστικού υλικού της διοργάνωσης (πρόγραμμα, προσκλήσεις, αφίσες, φάκελοι συμμετεχόντων, λογότυπο, βεβαιώσεις, πρακτικά συνάντησης κλπ) καθώς και για την προβολή της (δελτία τύπου, ανακοινώσεις, ιστοσελίδα, ραδιοτηλεοπτικά σποτ κ.ά). Το περιεχόμενο των εντύπων διαμορφώνεται σε συνεννόηση με την Συντονιστική Επιτροπή. Στο πλαίσιο προβολής της Συνάντησης οργανώνονται τοπικά συνεντεύξεις τύπου στις με εκπροσώπους της Συντονιστικής Επιτροπής και του διοργανωτή φορέα. Έχει την ευθύνη διασφάλισης των απαιτούμενων χώρων για τη φιλοξενία των εργασιών της Συνάντησης καθώς και του απαιτούμενου υλικοτεχνικού εξοπλισμού. Φροντίζει τη φιλοξενία των συμμετεχόντων καθώς και τη φιλοξενία των προσκεκλημένων ομιλητών. Αναλαμβάνει να καταγράψει τα διαθέσιμα καταλύματα και να διασφαλίσει οικονομικότερη προσφορά  για τη διαμονή των συμμετεχόντων σε αυτά.

Αποστέλλει σε όλους και αναρτά στην ιστοσελίδα της Συνάντησης όλες τις διαθέσιμες πληροφορίες. Ειδικότερα αναλαμβάνει την επικοινωνία με τους προσκεκλημένους ομιλητές για την διευθέτηση πρακτικών θεμάτων μετακίνησης και διαμονής το κόστος των οποίων καλύπτεται από τη διοργάνωση. Επίσης προτείνει μέλη για την Επιστημονική Επιτροπή και Τιμητική Επιτροπή σε τοπικό επίπεδο καθώς και την αποστολή προσκλήσεων σε τοπικούς φορείς και συνεργάτες. Η Οργανωτική Γραμματεία ορίζεται από το διοργανωτή φορέα και έχει την ευθύνη για παροχή πληροφοριών σε όσους ενδιαφέρονται να συμμετέχουν στις εργασίες, επίσης την ευθύνη εγγραφής των συνέδρων και είσπραξης της οικονομικής συμμετοχής τους. Επίσης έχει την ευθύνη συγκέντρωσης των προτάσεων – περιλήψεων για παρουσίαση προφορικών, αναρτημένων ανακοινώσεων και βιωματικών εργαστηρίων τα οποία αποστέλλει στη Συντονιστική Επιτροπή  προκειμένου να αξιολογηθούν από την Επιστημονική Επιτροπή. Η Οργανωτική Γραμματεία λειτουργεί όλες τις ημέρες της Συνάντησης και υποστηρίζεται και από τη Γραμματεία του Δικτύου. Μετά το τέλος της Συνάντησης, η Οργανωτική Γραμματεία έχει την ευθύνη για τη διεκπεραίωση των εκκρεμοτήτων της αρμοδιότητάς της, όπως η αποστολή βεβαιώσεων σε όσους ζητήσουν, η διαχείριση και αποστολή των εντύπων της Συνάντησης και όλου του έντυπου και ηλεκτρονικά καταγεγραμμένου υλικού των εργασιών της, η αποστολή των απολογιστικών στοιχείων της Συνάντησης, επιστημονικών και οικονομικών, σε κάθε ενδιαφερόμενο και η ενημέρωση της ιστοσελίδας της Συνάντησης με όλο αυτό το υλικό.

Οικονομικά Πανελλήνιας Συνάντησης

Ο διοργανωτής φορέας έχει την ευθύνη της υλοποίησης της Πανελλήνιας Συνάντησης εντός του πλαισίου του εκάστοτε εγκεκριμένου οικονομικού απολογισμού. Μετά την ολοκλήρωση της Πανελλήνιας υποχρεούται σε κατάθεση αναλυτικού οικονομικού απολογισμού για όλες τις δράσεις. Ενδεχόμενο πλεόνασμα αποδίδεται στο Πανελλήνιο Δίκτυο. Στην πρώτη ολομέλεια μετά την Πανελλήνια Συνάντηση εγκρίνεται από την ολομέλεια ο αναλυτικός οικονομικός απολογισμός της Πανελλήνιας Συνάντησης.

Το παρόν κείμενο εγκρίθηκε από την ολομέλεια του Δικτύου στα Ιωάννινα  16/10/2015

Advertisements

Σχολιάστε

Εισάγετε τα παρακάτω στοιχεία ή επιλέξτε ένα εικονίδιο για να συνδεθείτε:

Λογότυπο WordPress.com

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό WordPress.com. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

Φωτογραφία Google+

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Google+. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

Φωτογραφία Twitter

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Twitter. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

Φωτογραφία Facebook

Σχολιάζετε χρησιμοποιώντας τον λογαριασμό Facebook. Αποσύνδεση /  Αλλαγή )

w

Σύνδεση με %s